西北工業(yè)大學(xué)離校系統(tǒng)建設(shè)于2013年，累計(jì)服務(wù)時(shí)長10年，截至2022年底總計(jì)支撐61594名學(xué)生辦理離校手續(xù)。系統(tǒng)已基本滿足學(xué)生畢業(yè)離校需求，但對于學(xué)校更為精細(xì)化的管理需求還存在不足之處。本文通過介紹學(xué)生離校事務(wù)的特點(diǎn)和難點(diǎn)，闡述從技術(shù)和管理兩個(gè)維度解決問題的思路和方法。
西北工業(yè)大學(xué)
學(xué)校正在以更加人性化的服務(wù)和完善的管理流程為目標(biāo)，拓展和優(yōu)化離校業(yè)務(wù)應(yīng)用場景，實(shí)現(xiàn)離校系統(tǒng)和實(shí)際工作的深度融合；強(qiáng)化數(shù)據(jù)的交匯、整合和應(yīng)用，構(gòu)建可交互的智能離校應(yīng)用，切實(shí)減輕師生負(fù)擔(dān)，優(yōu)化提升服務(wù)效能，為學(xué)校學(xué)工管理發(fā)展和治理提供信息化支撐。
學(xué)生離校事務(wù)特點(diǎn)與難點(diǎn)
學(xué)校離校學(xué)生類型復(fù)雜，包含本碩博畢業(yè)生、結(jié)業(yè)生，留學(xué)生畢業(yè)生，非學(xué)歷碩士畢業(yè)生，管理類專業(yè)學(xué)位碩士畢業(yè)生等，每年共計(jì)約1.2萬人。每種類型的學(xué)生離校要求不同，且在3/6/12月大批量離校時(shí)，離校流程需要逐一設(shè)置。另外，對于中途離校——休學(xué)、退學(xué)、參軍入伍的學(xué)生，本科生在網(wǎng)上辦事大廳通過學(xué)籍異動(dòng)流程進(jìn)行辦理，2022年累計(jì)辦理437次。研究生退學(xué)由學(xué)生提出申請攜帶紙質(zhì)離校單到相關(guān)單位進(jìn)行審批蓋章。不同離校類型的學(xué)生辦理途徑不同，中途離校學(xué)生未在離校系統(tǒng)辦理，且本科生和研究生辦理方式不同，研究生仍在線下辦理，這些造成了學(xué)生在實(shí)際辦理中體驗(yàn)感不佳。
圖1 離校學(xué)生類型
如圖1所示，學(xué)生離校事務(wù)涉及教務(wù)處、研究生院、國際教育學(xué)院、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、圖書館、公安處、校醫(yī)院、信息化處、各學(xué)院多個(gè)部門，涉及審核環(huán)節(jié)及數(shù)據(jù)，包含本科畢業(yè)生數(shù)據(jù)、碩士畢業(yè)生數(shù)據(jù)、留學(xué)生畢業(yè)數(shù)據(jù)、導(dǎo)師審核、研究生院四大基金審核、綠色通道及貸款審核、提交就業(yè)協(xié)議、退宿、學(xué)雜費(fèi)欠費(fèi)、圖書欠書/欠費(fèi)、提交學(xué)位論文、戶籍遷移辦理、醫(yī)院欠費(fèi)、輔導(dǎo)員審核發(fā)證。如圖2所示，離校事務(wù)涉及部門、審核環(huán)節(jié)眾多，管理流程復(fù)雜，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導(dǎo)致學(xué)生離校過程延長。各部門管理員和學(xué)院輔導(dǎo)員人員變更頻繁，每年都需要逐一進(jìn)行人工授權(quán)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。各類離校學(xué)生數(shù)據(jù)仍采用Excel表格導(dǎo)入系統(tǒng)，不僅存在數(shù)據(jù)泄露的安全風(fēng)險(xiǎn)，每次錄入數(shù)據(jù)前還需要先進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，過程較為復(fù)雜，操作不夠便捷。部分學(xué)生涉密論文無需上傳，此類信息通過線下途徑獲得，再人工進(jìn)行特殊處理，容易遺漏，往往是學(xué)生無法正常離校反饋后才處理。
圖2 離校負(fù)責(zé)部門及審核環(huán)節(jié)
原離校系統(tǒng)版本老舊，流程固化，操作系統(tǒng)、瀏覽器等兼容性已不滿足師生使用要求。僅支持pc端辦理，不滿足當(dāng)下移動(dòng)互聯(lián)的發(fā)展需求。統(tǒng)計(jì)功能較弱，無法清晰直觀地展示各類學(xué)生數(shù)據(jù)，不利于學(xué)生管理部門及時(shí)獲取信息。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)優(yōu)化
離校系統(tǒng)優(yōu)化后，如表1，在系統(tǒng)架構(gòu)、軟件設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、接口設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)同步等方面采用了目前主流的開發(fā)策略。通過采用微服務(wù)架構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，將系統(tǒng)拆分為多個(gè)獨(dú)立的微服務(wù)，每個(gè)微服務(wù)負(fù)責(zé)一個(gè)特定的功能模塊。把業(yè)務(wù)需求組件化和服務(wù)化，能夠快速響應(yīng)學(xué)校各類需求。具備可擴(kuò)展性、容錯(cuò)性和開放性，方便系統(tǒng)升級和維護(hù)。提供大量標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)接口采取了AES、DES對稱加密算法。規(guī)范化第三方集成，保證數(shù)據(jù)的傳遞安全性。通過與學(xué)校數(shù)據(jù)資產(chǎn)平臺對接，離校系統(tǒng)能夠獲得學(xué)校統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)支持，確保離校相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。
表1 離校系統(tǒng)優(yōu)化前后對比
同時(shí)，系統(tǒng)增加了移動(dòng)端服務(wù)，師生可隨時(shí)查、隨地查、隨時(shí)辦。改變了傳統(tǒng)查詢方式，對接學(xué)校消息平臺，提醒師生離校事項(xiàng)辦理情況，實(shí)現(xiàn)全過程消息動(dòng)態(tài)提醒。對接學(xué)校崗位角色管理，實(shí)現(xiàn)分級授權(quán)，各部門和學(xué)院可在翱翔門戶崗位用戶組自主設(shè)置業(yè)務(wù)管理員。增加可視化窗口，通過多維度統(tǒng)計(jì)展示，按照學(xué)生、學(xué)院、年份分類統(tǒng)計(jì)完成辦理人數(shù)、辦理事項(xiàng)完成率等指標(biāo)，橫向展示全校離校情況，并結(jié)合新生錄取情況、在校情況，縱向分析學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程。增加長期未辦理離校手續(xù)的學(xué)生等數(shù)據(jù)預(yù)警功能，定期提醒老師對相關(guān)學(xué)生進(jìn)行督促辦理。
多部門協(xié)同制定離校方案
從2023年初開始，學(xué)校深入調(diào)研離校事務(wù)全流程，挖掘痛點(diǎn)和難點(diǎn)，堅(jiān)持貫徹以人為本的理念，以學(xué)生為服務(wù)對象，以信息技術(shù)為手段，整合離校事務(wù)管理中的業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流和信息流，通過打通各個(gè)管理部門之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)各部門之間的協(xié)同工作。
一是整合畢業(yè)離校和中途離校辦理渠道，實(shí)現(xiàn)學(xué)生隨時(shí)離校、多次離校的需求，全年無感知辦理離校手續(xù)，提高辦事效率，切實(shí)提升師生獲得感。
二是大幅簡化流程審核部門和環(huán)節(jié)，推動(dòng)減環(huán)節(jié)、減證明、減時(shí)間，參與審核部門由原來的10個(gè)減少到5個(gè)，將原先的14個(gè)審核環(huán)節(jié)大幅度減少到5個(gè)。將部分必辦項(xiàng)改為溫馨提醒項(xiàng)，例如戶籍遷移、網(wǎng)費(fèi)退費(fèi)、上網(wǎng)賬號注銷等提醒，方便學(xué)生了解相關(guān)制度。
三是以數(shù)據(jù)應(yīng)用帶動(dòng)離校學(xué)生數(shù)據(jù)治理，促進(jìn)教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性。推動(dòng)各業(yè)務(wù)部門充分認(rèn)識數(shù)據(jù)在推動(dòng)學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化當(dāng)中的基礎(chǔ)性、全局性、先導(dǎo)性作用，不斷深化數(shù)據(jù)治理，支撐教育科學(xué)決策、精準(zhǔn)管理和高效服務(wù)。
學(xué)校采用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、分級管理、組件化部署的設(shè)計(jì)思路，實(shí)現(xiàn)離校全過程一體化線上管理，整體上提升效率，細(xì)節(jié)上凸顯便捷。從管理往服務(wù)轉(zhuǎn)變，樹立以學(xué)生為本的理念，通過可持續(xù)的信息化服務(wù)體系增加用戶黏性，為不同角色的用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，全方位實(shí)現(xiàn)離校服務(wù)工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化和數(shù)據(jù)化，真正做到為學(xué)生辦實(shí)事、輔助科學(xué)決策。抓住最后一次貼心服務(wù)畢業(yè)生的機(jī)會，讓數(shù)據(jù)多跑路，學(xué)生不跑腿。截止2023年3月，研究生畢業(yè)離校全部待審核環(huán)節(jié)21750個(gè)，通過數(shù)據(jù)互聯(lián)互通手段完成審核14099個(gè)，占比64.8%，學(xué)生只需要辦理剩余的7651個(gè)審核環(huán)節(jié)，平均每個(gè)學(xué)生再次減少2.8個(gè)審核環(huán)節(jié)，只需要辦理2.2個(gè)審核環(huán)節(jié)即可離校，大幅提高了離校工作效率，發(fā)揮了信息化在服務(wù)教育高質(zhì)量發(fā)展中的重要“工具箱”作用。
來源：《中國教育網(wǎng)絡(luò)》2023年12月刊
作者：馬倩、張文生、黃曉波（西北工業(yè)大學(xué)信息化建設(shè)與管理處）
責(zé)編：陳榮
本文鏈接：http://www.3ypm.com.cn/news-8-4306-0.html西北工業(yè)大學(xué)多部門協(xié)同優(yōu)化離校系統(tǒng)
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